Bilansowanie zasobów w zarządzaniu portfelem projektów

W swoich doświadczeniach wiele razy spotykałem się z sytuacją kiedy grupa ludzi/człowiek w jakiejś firmie/organizacji posiada przekonanie że największym problemem w dostarczaniu projektów jest bilansowanie zasobów (a właściwie jego brak).

Czym jest bilansowanie zasobów ? W największym skrócie: bilansowanie zasobów to weryfikacja czy firma/dział dysponuje zasobami wystarczającymi do realizacji zaplanowanych działań. W zależności od specyfiki firmy oraz zasobów takiej weryfikacji dokonuje się w różnej perspektywie (tydzień … rok i dłużej).

Co potrzebujemy żeby wystartować?

Kiedy zaczynamy zastanawiać się czego potrzebujemy żeby zacząć bilansować dość szybko dochodzimy do wniosków takich jak poniżej:

Składowe bilansowania zasobówRys. 1 – informacje potrzebne do przeprowadzenia bilansowania zasobów.

Ponieważ kontekst tego wpisu jest mocno „ludzki” to pozwolę sobie odejść od posługiwania się słowem „zasób”.

Jakie mamy projekty? W wielu firmach teoretycznie jest to proste zagadnienie, wystarczy wpisać listę projektów. Jednakże kiedy się dobrze zastanowić nagle się okazuje że nasi ludzie spędzają również czas na obsłudze zapytań naszych klientów, działania sprzedażowe.

Z jakich zadań składają się projekty ? Tutaj trudność polega na tym że zwykle organizacje posiadają informacje o kamieniach milowych w projektach, a nie o tym co trzeba zrobić żeby je osiągnąć (czyt. brakuje szczegółowego PBS/WBS). W zależności od tego jak szczegółowy jest WBS, to z taką granularnością można planować zapotrzebowanie na zasoby. Czyli jeśli harmonogram zawiera 3 daty to można przydzielać ludzi na full time  i będą się tam nudzić …

Jakie mamy zasoby ? Niestety znowu nie wystarczy lista płac – nawet kiedy zidentyfikujemy kto jest programistą a kto analitykiem, szybko okaże się że programista front-end nie ogarnie zmian w SAP ABAP. A Juniorowi .NET nie będziemy przydzielimy gmerania w wymagającym wiedzy i finezji kawałku kodu.

Bieżące wykorzystanie zasobów ? Czy Wasi ludzie dają wam znać że przez pół dnia walczyli ze zgłoszonym błędem i w związku z tym są na bakier z projektem ? Czy uwzględniacie ich rzeczywistą „wydajność” czy tylko regulaminowe 8h dziennie ? A może dane zadanie w projekcie zajmuje nie 20h a 40h ? Skąd masz taką informacje ? Czy jest ona aktualna?

Jako swoiste podsumowanie powyższego dodam że można rozróżniać bilansowania na różnym poziomie szczegółowości, np.:

  • operacyjne – musimy mieć maksymalnie szczegółową informacje o podaży i popycie co umożliwia żonglowanie przypisaniami z wysoką częstotliwością i weryfikacją kto co może zrobić; podejście wykorzystywane w bieżącym planowaniu pracy,
  • taktyczne – wiedza na poziomie szerszym (organizacji) określająca w średnim terminie czy organizacja posiada wystarczające zasoby (uwaga! bez szczegółowej weryfikacji kto co może zrobić!).

Jest to na tyle istotne że te dwa poziomy różnią się dramatycznie wymaganym nakładem pracy – przedstawia to rysunek poniżej.

Szacunek liczby wymaganych informacjiRys. 2 – szacunek wymaganego wolumenu aktualnej informacji dla bilansowania operacyjnego i taktycznego.

Mnożąc przez siebie poszczególne wymiary otrzymujemy że dla planowania taktycznego wymagane jest posiadanie 750 aktualnych informacji, natomiast dla operacyjnego 15000. Łatwo zauważyć że nawet organizacje z mniejszą wiedzą o sobie są w stanie zbudować taktyczne bilansowanie przy pomocy MS Excel. Natomiast bez dobrego narzędzia do zarządzania zadaniami, bez ustandaryzowanego podejścia do planowania prac w projektach nie da się wdrożyć bilansowania na poziomie operacyjnym.

Jak zacząć ?

Może warto zacząć od próby bilansowania na poziomie taktycznym – można to zrobić np. tak:

  1. upewnij się że posiadasz wszystkie dane wymagane do bilansowania (z wymaganym poziomem szczegółowości)
  2. upewnij się że w.w. dane są aktualne oraz kto i kiedy może zmienić w.w. dan
  3. zbierz wszystko w Excel
    • jeśli dane są na różnych poziomach szczegółowości wróć do pkt 1 i standaryzuj swoje działania
  4. przeprowadź bilansowanie
  5. wyciągnij wnioski
    • wróć do pkt 1

Dopiero wówczas możesz myśleć o zakupie systemu do bilansowania – kupowanie go wcześniej jest wyrzucaniem pieniędzy i marnowaniem czasu.

Pozdrowienia dla wszystkich bilansujących!